業務効率化・ChatGPT実務

1｜業務効率化とは「スピード勝負」ではなく「構造の再設計」

「もっと早く終わらせたい」
「時間が足りない」

多くの人が、業務効率化を「スピードを上げること」だと勘違いしています。
しかし実際は、

何に時間を使っているのか
どの作業が価値を生んでいるのか
どこからが“ムダ”なのか

これを構造レベルで見直すことが、業務効率化の本質です。

よのことごとラボでは、
「根性で頑張る」「気合で乗り切る」という発想を切り捨て、

業務フローの見える化
手順の標準化
ツール・AIの適切な導入
再現性のある仕組み化

によって、**“疲れない効率化”**を目指します。

2｜よのことごと式：業務効率化のフレーム

よのことごとラボで扱う業務効率化は、次の4ステップで整理します。

① 棚卸し（現状の可視化）

1日の業務を書き出す
所要時間・頻度・重要度を整理する
「本来やるべき仕事」と「惰性で続けている仕事」を分ける

② 分類（やる／やめる／任せる）

業務を以下に分けます。

やる：自分がやるべき中核業務
やめる：やらなくても何も問題が起きない業務
任せる：外注・自動化・仕組み化できる業務

③ 標準化（手順書・テンプレ化）

手順を文章化する
判断基準を言語化する
「誰が・いつ・どの順番で・何を使ってやるのか」を明確にする

④ 自動化・AI活用（ChatGPT / ツール）

テンプレ化できる部分はツールに任せる
思考の補助はChatGPTに任せる
人間は「判断」「最終決定」に集中する

この4ステップを回すことで、業務は“属人的な努力”から“再現性のある仕組み”に変わります。

3｜業務効率化が特に効く領域

■フリーランス・個人事業主

提案文・見積書・請求書の作成
SNS戦略・投稿案出し
コンテンツ企画・構成
クライアントとのやり取り（定型部分）
学習・インプットの整理

「全部一人でやる」前提だからこそ、
標準化・テンプレ化・AI活用の効果が大きい領域です。

■中小企業・小さなチーム

採用オペレーション（求人票・面接フロー・評価）
営業資料・提案書のフォーマット化
社内マニュアル・ナレッジ共有
顧客対応の定型化（一次回答の方針）
会議体の設計・議事録テンプレート

「人が少ない」「一人が複数役割を担っている」という現場ほど、
業務の構造化とChatGPT活用がそのまま生産性＝売上・利益に直結します。

4｜業務効率化 × ChatGPT の具体的な役割分担

よのことごとラボでは、
ChatGPTを「人間の代わり」ではなく、**“構造化の相棒”**として位置づけます。

ChatGPTに任せるべき仕事

文章のたたき台作成（提案書・構成案・マニュアルの骨組み）
既存情報の整理・要約
観点出し・チェックリスト作成
ルールやマニュアルに沿ったパターン生成

人間がやるべき仕事

何のためにやるのかを決める（目的設定）
どのルールで判断するかを決める（判断基準・優先順位）
最終チェック・意思決定
人間関係・信頼構築に関わる部分

機械は構造化と量、
人間は判断と責任。

この分担ができていない現場は、
AIを入れても“ただのオモチャ”で終わります。

5｜よのことごとラボで扱う「業務効率化コンテンツ」

このカテゴリでは、主に以下のような内容を扱います。

■タスク管理・時間設計

1日の「思考コスト」を減らすタスク設計
優先順位の決め方（OSベース）
予定と実績をフィードバックする方法

■仕組み化・業務フロー

業務フロー図の作り方
手順書・マニュアルの構造
属人化している仕事の分解と引き継ぎ方法

■ドキュメント・テンプレート化

提案書・見積書・議事録のテンプレ構造
社内・チーム内で使える共通フォーマット
「空欄を埋めるだけで形になる」雛形設計

■ChatGPTを使った業務高速化

繰り返し業務をプロンプト化する手順
社内ルール・用語を反映させる方法
「思考整理 × 業務効率」の両方を満たすプロンプト設計

■BPO・外注の設計

どこまでを自分でやり、どこからを任せるか
外注の指示書の作り方
外部パートナーとの情報共有フロー設計

6｜業務効率化プロンプト集（BASE導線用セクション）

よのことごとラボでは、
こうした業務効率化の考え方を、
そのまま現場で使える 「プロンプト集」 としても提供しています。

■業務効率化プロンプト集でできること

日々のタスク整理と優先順位の整理
提案書・構成案のたたき台生成
マニュアル・手順書のドラフト作成
会議アジェンダ・議事録フォーマット生成
外注指示書の雛形作成
フリーランス・個人事業主の業務設計

「どう効率化すればいいか」を悩む時間そのものを減らし、
“仕組み化された思考”を ChatGPT に埋め込むことを目的としています。

▶ 業務効率化プロンプト集を見る（BASE）

7｜企業向け：業務効率化・仕組み化コンサル

中小企業や小さなチーム向けには、

業務フローの整理
採用〜現場までの一連の流れの見直し
ChatGPTやAIツールの導入設計
標準化・マニュアル化の支援

といったコンサルティングも行います。

“誰か一人が頑張る会社”ではなく、
“仕組みがチームを支える会社”へ変えることが目的です。

▶ 業務効率化・仕組み化サポートの詳細を見る（準備中）